ИИ-офис: как устроена ИИ-команда внутри

ИИ-офис - это офис, в котором часть работы берёт ИИ-команда. У каждого сотрудника своя должность и свой список задач, компьютер у команды один, а руководитель видит всех в одном кабинете. В статье разберём, как устроено рабочее место ИИ-команды, как работает общий кабинет, как распределить роли, что происходит ночью и в выходные и какая работа остаётся людям.

Что такое ИИ-офис#

Обычный офис держится на трёх вещах: рабочих местах, распределении обязанностей и контроле. В ИИ-офисе всё то же самое.

• Рабочее место. Каждая платная ИИ-команда получает свою выделенную Windows-среду.
• Обязанности. У каждого своя роль из каталога ИИ-сотрудников: менеджер по клиентам, оператор 1С, аналитик тендеров и другие.
• Контроль. Задачи, вопросы, журнал и снимки экранов собраны в общем личном кабинете.

ИИ-офис не обязательно заменяет весь ваш офис. Чаще он стоит рядом с живыми людьми и забирает рутину: выгрузки, сверки, ответы на типовые вопросы, перенос данных между системами. Если вы собираете под одно направление сразу несколько ролей, почитайте также про ИИ-команду для бизнеса.

Рабочее место: выделенная Windows-среда#

Выделенная среда - это отдельный компьютер на сервере платформы с Windows и нужными программами. ИИ-сотрудник работает в нём так же, как человек за своим ПК:

• открывает браузер и заходит в личные кабинеты, CRM, маркетплейсы и порталы;
• работает в Excel и Word, сохраняет и пересылает файлы;
• открывает 1С и другие учётные программы на компьютере команды;
• пишет письма в почте и отправляет их сам, а письмо незнакомому человеку отправит после вашего «да».

Готовых нативных интеграций немного, и они честно перечислены: Telegram-бот для личных сообщений, создание лида в Битрикс24, отправка почты через SMTP, вебхуки, публичный API и MCP-коннекторы. Всё остальное сотрудник делает руками в среде команды, как делал бы офисный специалист. Подробно о том, как это устроено, рассказано в статье про ИИ-агентов на компьютере.

Главное свойство среды: она своя у каждой команды. Внутри команды сотрудники работают в ней по очереди. Если нужно, чтобы один сводил отчёт, пока другой отвечает на заявки, берите ещё одну команду: у неё будет своя среда.

Общий кабинет: задачи, вопросы, журнал#

Если среда - это рабочий стол сотрудника, то личный кабинет - это кабинет руководителя со стеклянной стеной, через которую видно весь офис.

Задачи и расписание#

Задачу пишут словами, как в рабочий чат: цель, источники, правила и формат результата. Регулярную работу ставят на расписание: каждое утро, каждый понедельник, каждый час. Задачу можно поручить одному сотруднику или нескольким сразу, тогда они делят её на части. Этот режим называется рой, о нём есть отдельная статья про рой ИИ-агентов.

Вопросы только про деньги и необратимое#

Сотрудник ведёт работу сам и спрашивает только перед оплатой и тратами, письмами незнакомым людям, публикациями от вашего имени, удалением и другими необратимыми действиями. Пока ответственный человек не нажмёт «Подтвердить», такое действие не выполнится. Всё, кроме оплаты, можно снять кнопкой «Больше не спрашивать». Подписание электронной подписью и отправка платежей всегда остаются за человеком.

Журнал и снимки экрана#

По каждой задаче ведётся журнал: какие сайты открывал сотрудник, что заполнял, какие файлы создал, где остановился. Рядом виден экран его среды, снимки обновляются каждые несколько секунд. Можно в любой момент заглянуть и посмотреть, что делает сотрудник, или остановить работу.

Как распределить роли в ИИ-офисе#

Роли удобно раздавать по тому же принципу, что и людям: один сотрудник отвечает за один понятный участок. Ниже пример распределения для небольшой компании, которая продаёт товары оптом и на маркетплейсах.

В примере пять ролей. Нанять их в одну команду можно, но после трёх мы советуем расширить лимиты или взять ещё одну команду. Готовые составы под отрасли, от продаж до найма, собраны в разделе решения. Например, для интернет-магазина подойдёт связка из решения для маркетплейсов.

Несколько правил, которые экономят время:

1. 1Одна роль, один владелец. За каждым ИИ-сотрудником закрепите человека, который ставит ему задачи и отвечает на его вопросы.
2. 2Минимальные доступы. Сотруднику дают только те кабинеты и программы, которые нужны его роли.
3. 3Передача по цепочке. Если результат одного сотрудника нужен другому, договоритесь о формате: общая таблица, папка или задача в кабинете.

Один рабочий день ИИ-офиса#

Чтобы картина стала понятнее, вот как может выглядеть обычный будний день в ИИ-офисе из примера выше. Это сценарий, а не отчёт конкретной компании.

Утро. К началу рабочего дня у руководителя в Telegram уже лежит сводка от аналитика данных: продажи за вчера, остатки, товары, которые заканчиваются. Ассистент руководителя разобрал почту, отметил срочное и подготовил справку к встрече в 11:00.

День. Менеджер по клиентам отвечает на входящие заявки, заносит их в CRM и передаёт человеку тех, кто готов обсуждать условия. Оператор 1С вносит пришедшие накладные и отмечает расхождения. Менеджер маркетплейсов обновляет карточки и правит цены в границах ваших правил.

Вечер. Руководитель открывает кабинет, за несколько минут просматривает вопросы сотрудников и журнал. На что-то отвечает, что-то возвращает с комментарием. Комментарий сразу становится правилом для следующего раза.

Ночь. Сотрудники переходят к длинным задачам по расписанию: выгрузки, сверки, мониторинг цен и закупок.

Как ИИ-офис работает ночью и в выходные#

ИИ-сотрудники работают 24/7. Ночь и выходные в ИИ-офисе - это не простой, а удобное время для длинных и спокойных задач.

• Ночные выгрузки. Сотрудник собирает отчёты из личных кабинетов, сводит их в Excel и к утру присылает руководителю короткую сводку.
• Мониторинг. Новые закупки, отзывы, вопросы покупателей и изменения цен конкурентов проверяются по расписанию, а не тогда, когда у кого-то дошли руки.
• Подготовка к понедельнику. В выходные сотрудник готовит черновики ответов, писем и документов, а утром в понедельник человек просматривает итог и отвечает на вопросы.

Одно важное уточнение: вопрос про деньги или необратимое ночью ждёт человека. Если письмо незнакомому человеку должно уйти сразу, снимите этот вопрос заранее кнопкой «Больше не спрашивать». Поддержка самой платформы работает в рабочее время.

Что остаётся людям#

ИИ-офис не отменяет людей, он меняет их работу. Меньше переноса данных и рутинных ответов, больше решений и общения.

• Цели и правила. Человек решает, что делать и как правильно. ИИ-сотрудник хорошо исполняет записанные правила, но не придумывает стратегию за вас.
• Решения. Оплата и необратимые действия проходят через человека.
• Подпись и платежи. Электронная подпись и отправка платежей только у человека.
• Переговоры и звонки. ИИ-сотрудник подготовит справку и протокол, разговор ведёт человек.
• Капчи и коды. Капчи сотрудник не обходит, коды 2FA и СМС приходят ответственному человеку.

Сколько стоит ИИ-офис#

ИИ-офис оплачивается по числу команд, а не ролей: одна подписка = одна команда со своей средой. Для одной команды подходит тариф «SUPER II», от 5 команд тариф «Несколько команд». Цены в рублях на странице тарифов, а почему ИИ-команда стоит денег, честно разобрано в статье почему ИИ-команда SUPER II платная.

С чего начать#

1. 1Выпишите задачи, которые в офисе делают за компьютером больше двух раз в неделю по одной схеме.
2. 2Подберите под них роли в каталоге или возьмите готовую связку в решениях.
3. 3Зарегистрируйтесь бесплатно, поставьте первую задачу и неделю смотрите на экран и журнал.
4. 4Когда первая роль заработает стабильно, добавляйте следующую.