e-Fatura ve e-Arşiv kontrolü: muhasebede yapay zeka

e-Fatura ve e-Arşiv faturalarının muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılması, ay sonunda birçok muhasebe ekibinin en çok vakit kaybettiği iş. GİB portalından liste indir, özel entegratör panelinden gelen faturaları al, Logo veya Mikro'daki kayıtlarla tek tek kontrol et. Bu yazıda muhasebede yapay zekanın bu işi nasıl üstlendiğini, hangi adımların kesinlikle insanda kalması gerektiğini ve nasıl başlanacağını anlatıyoruz.

Muhasebede yapay zeka çalışanı ne yapar?#

Yapay zeka çalışanı, platformda kendisine ayrılmış Windows bilgisayarında çalışır. Tarayıcıda GİB e-Arşiv Portal'ı veya özel entegratörünüzün panelini açar, masaüstünde Logo, Mikro, Luca ya da tarayıcıda Paraşüt'ü kullanır. Bu programlarla doğrudan bir bağlantısı yoktur, ekranları görür, tıklar ve yazar, yani bir muhasebe personeli gibi çalışır. Ne yaptığını kullanıcı panelinde birkaç saniyede bir yenilenen ekran görüntüleri ve işlem günlüğüyle takip edersiniz.

Tipik görevler:

• Gelen ve giden e-Fatura listelerini indirmek.
• e-Arşiv faturalarını listelemek ve dışa aktarmak.
• Faturaları muhasebe programındaki kayıtlarla eşleştirmek.
• Eksik, mükerrer veya tutarı farklı kayıtları raporlamak.
• Kontrol edilmiş belgeleri programa işlemek.
• Cari hesap mutabakat taslaklarını hazırlamak.
• Beyan tarihlerini ve eksik belgeleri hatırlatmak.

e-Fatura ve e-Arşiv mutabakatı adım adım#

Ay sonu karşılaştırmasının tipik akışı şöyle:

1. 1Çalışan özel entegratör panelinden veya GİB portalından dönemin gelen ve giden e-Fatura listesini Excel olarak indirir.
2. 2e-Arşiv faturalarını ayrı bir liste olarak alır.
3. 3Logo, Mikro veya Paraşüt'ten aynı dönemin alış ve satış kayıtlarını dışa aktarır.
4. 4Fatura numarası, vergi numarası, tarih ve tutar üzerinden eşleştirme yapar.
5. 5Uyumsuzlukları kategorilere ayırır: kayıtlarda olmayan fatura, faturası olmayan kayıt, tutar farkı, KDV farkı, mükerrer kayıt.
6. 6Her uyumsuzluk için kısa bir açıklama yazar ve tabloyu muhasebeciye gönderir.

Mali mühür, e-imza ve gönderim: yalnızca insan#

Burada sınır net. Yapay zeka çalışanı belgeyi hazırlar ve kontrol eder, ama hukuki sonucu olan adımları atmaz:

• e-İmza ve mali mühür. Faturaların imzalanması ve mali mühür kullanımı her zaman yetkili kişi tarafından yapılır.
• SMS onayı. e-Arşiv Portal'da düzenlenen faturalar SMS koduyla onaylanır. Kod sorumlu kişinin telefonuna gelir ve onayı o verir.
• Gönderim ve iptal. Faturanın gönderilmesi, iptali ve itiraz işlemleri insan kararıdır.
• Beyanname. Çalışan beyanname için gereken tabloları hazırlayabilir, ama verilmesi mali müşavirin ya da yetkili kişinin işidir.
• Ödeme. Banka internet şubesinde ödeme talimatı yalnızca insan tarafından verilir.

Logo, Mikro, Paraşüt ve Luca'da günlük işler#

Mutabakat ayda bir yapılıyor, ama muhasebenin asıl yükü her gün birikiyor. Çalışanın günlük olarak üstlenebileceği işler:

Gelen faturaların işlenmesi#

Çalışan entegratör panelinden yeni gelen faturaları alır, tedarikçinin cari kartını bulur, gider hesabını önceki kayıtlara göre önerir ve faturayı programa onaylanmamış fiş olarak girer. Cari kart bulunamazsa yeni kart açmaz, faturayı "kontrol gerekli" listesine ekler.

Banka hareketleri ve tahsilat eşleştirme#

Banka internet şubesinden hesap hareketlerini indirir, tahsilatları açık faturalarla eşleştirir ve eşleşmeyenleri raporlar. Para hareketi gerektiren hiçbir adımı atmaz.

Cari mutabakat taslakları#

Dönem sonunda müşteri ve tedarikçi bazında bakiye listesini çıkarır, mutabakat mektubu taslaklarını hazırlar. Yabancılara giden e-postalar için önce size sorar; bunu «Bir daha sorma» ile kapatabilirsiniz.

e-İrsaliye ve fatura eşleştirmesi#

Mal hareketi olan işletmelerde e-İrsaliye ile e-Fatura arasındaki uyum da ayrı bir kontrol konusu. Çalışan dönemin irsaliyelerini entegratör panelinden indirir, her irsaliyenin faturaya bağlanıp bağlanmadığını kontrol eder ve faturası kesilmemiş sevkiyatları listeler. Böylece unutulan bir faturayı ay sonunu beklemeden fark edersiniz.

Talimat nasıl yazılmalı?#

Muhasebede iyi sonuç, iyi talimatla başlar. Çalışana yalnızca "faturaları kontrol et" demek yetmez. Talimatta şunlar yer almalı:

• Hangi dönem ve hangi şirket veya şube.
• Verinin nereden alınacağı: entegratör paneli, GİB portalı, muhasebe programı.
• Eşleştirmenin hangi alanlara göre yapılacağı ve küçük kuruş farklarının nasıl değerlendirileceği.
• Çalışanın neyi değiştirebileceği, neyi asla değiştiremeyeceği.
• Sonucun formatı: Excel tablosu, sayfa düzeni, kime gönderileceği.

İlk çalıştırmada çalışanın ekranını kullanıcı panelinden izleyin. Hangi menüye girdiğini, hangi raporu aldığını görmek, talimattaki belirsizlikleri hızlıca ortaya çıkarır.

Mali müşavirler için yapay zeka#

Birden fazla mükellefle çalışan mali müşavirlik ofislerinde aynı iş her müşteri için tekrarlanıyor. Burada yapay zeka ekibi kurmak mantıklı: bir çalışan e-Fatura listelerini indirir, bir diğeri muhasebe programıyla karşılaştırır, üçüncüsü eksik belge hatırlatmalarını hazırlar. Her müşteri için ayrı klasör, ayrı erişim ve ayrı talimat tanımlarsınız. Ekibin nasıl kurulduğunu işletmeler için yapay zeka ekibi yazımızda anlattık.

Müşteri ve fatura verileri kişisel veri içerebilir. Ülkenizdeki kişisel veri gerekliliklerini kontrol edin ve çalışana yalnızca işi için gereken erişimleri verin.

Sınırlar ve dikkat edilmesi gerekenler#

• Hız. Çalışan insan temposunda çalışır. Çok büyük hacimlerde dışa aktarım ve Excel karşılaştırması ekranda tek tek kontrolden daha hızlıdır, çalışan da bu yolu tercih eder.
• Doğrulama kodları. Portallara girişte istenen kodlar sorumlu kişiye gelir.
• Program güncellemeleri. Logo veya Mikro güncellendiğinde ilk çalıştırmalara göz atın.
• Muhasebe kararı. Hangi hesaba ne kaydedileceği konusunda son söz muhasebecide.

Nereden başlamalı?#

1. 1En çok vakit alan muhasebe işini seçin: çoğu ekip için bu ay sonu e-Fatura karşılaştırmasıdır.
2. 2Çalışan kataloğundan muhasebe asistanı veya muhasebe yazılımı operatörü rolünü seçin.
3. 3Çalışan için entegratör panelinde ve muhasebe programında yalnızca okuma ve taslak yetkisi olan ayrı kullanıcı açın.
4. 4İlk ay yalnızca rapor isteyin, ardından günlük fatura işlemeye geçin.

SUPER II planında her ekibin kendi Windows ortamı olur, ekip başına aylık 24 000 ₽ (≈ $255). Koşullar fiyatlar sayfasında, muhasebe ve belge işleri için hazır kurgular çözümler sayfasında. Programlarda nasıl çalıştığını görmek isterseniz yapay zeka ajanı bilgisayarda yazımıza göz atın.