EKAP ihale takibi ve doküman hazırlığı yapay zeka ile

EKAP ihale takibi, kamu ihalelerine giren her firmanın hem en sıkıcı hem de en riskli işi. Her gün onlarca yeni ilan çıkıyor, uygun olanı kaçırmak bir yıllık işi kaçırmak demek, uygun olmayana dalmak ise ekibin günlerini yiyor. Bu yazıda bir yapay zeka çalışanının EKAP'ta ilan taramayı, şartname özetlemeyi ve teklif dosyasının hazırlığını nasıl üstlendiğini, imza ve gönderimin neden insanda kaldığını anlatıyoruz.

İhale takibinde zaman nereye gidiyor?#

Kamu ihalelerine düzenli katılan firmalarda tablo genelde aynı:

• Bir kişi her sabah EKAP'ta ve ilan sitelerinde kategori, il ve idare bazında arama yapıyor.
• Uygun görünen ihalelerin dokümanları indiriliyor, idari ve teknik şartnameler satır satır okunuyor.
• Yeterlik kriterleri, iş deneyim belgesi, mali yeterlik ve teminat şartları ayrı ayrı not ediliyor.
• Zeyilnameler ve idareye sorulan sorular takip ediliyor.
• Teklif dosyası için aynı belgeler her seferinde yeniden derleniyor.

Bu adımların büyük kısmı tekrar eden, kuralı belli işler. Karar vermek ise uzmanlık istiyor. Yapay zeka çalışanını tam bu ayrımla kullanıyoruz: tekrar eden işi o yapar, kararı siz verirsiniz.

Yapay zeka çalışanı EKAP'ta nasıl çalışır?#

Çalışanın platformda kendisine ayrılmış bir Windows bilgisayarı var. Tarayıcıda EKAP'ı açar, ihale arama ekranında kriterlerinizi girer, sonuçları okur ve bir tabloya aktarır. EKAP ile özel bir bağlantısı yoktur, siteyi bir ihale uzmanı gibi kullanır. Ne yaptığını kullanıcı panelinden ekran görüntüleri ve işlem günlüğüyle izlersiniz.

EKAP ihale takibi: ilan taraması#

İyi bir tarama net kriterle başlar. Çalışana şunları yazın:

• İlgilendiğiniz iş kalemleri ve anahtar kelimeler.
• İller veya bölgeler.
• İhale türü ve usulü.
• Yaklaşık maliyet veya iş büyüklüğü hakkında bildikleriniz.
• Son teklif tarihine en az kaç gün olması gerektiği.

Çalışan her sabah EKAP'ta bu kriterlerle arama yapar, yeni ilanları tabloya ekler ve daha önce eklenenleri tekrar etmez. Her ilan için ihale kayıt numarası, idare, iş tanımı, ihale tarihi ve kısa bir uygunluk notu yazar.

Şartname özetleme ve yeterlik kontrol listesi#

İhale dokümanı indirildikten sonra asıl iş başlıyor. Çalışan idari şartnameyi, teknik şartnameyi ve sözleşme tasarısını okur ve tek sayfalık bir özet çıkarır:

1. 1İşin konusu, süresi ve yeri.
2. 2Teklif ve ihale tarihi, saat ve yer bilgisi.
3. 3Yeterlik kriterleri: iş deneyim belgesi, mali durum belgeleri, mesleki belgeler.
4. 4Teminat şartları ve teklif geçerlilik süresi.
5. 5Fiyat farkı, alt yüklenici ve ceza maddeleri.
6. 6Dikkat çeken veya alışılmadık maddeler.

Her maddenin yanında şartnamedeki madde numarasını yazar. Böylece özeti okuyan uzman, kritik maddeyi asıl metinden birkaç saniyede bulur.

Ardından firmanızın belge klasörünü kontrol ederek yeterlik kontrol listesi hazırlar: hangi belge hazır, hangisinin süresi doluyor, hangisi eksik.

Örnek özet formatı#

Ekipte herkesin aynı şekilde okuyabilmesi için özetin formatını baştan sabitleyin. İyi işleyen bir yapı şöyle:

• Karar satırı. "Uygun", "Şartlı uygun" veya "Uygun değil" ve tek cümlelik gerekçe.
• Takvim. İhale tarihi, soru sorma için son gün, teklif geçerlilik süresi.
• Yeterlik. Her kriterin yanında firmanın durumu: hazır, eksik, süresi dolmak üzere.
• Riskler. Ağır ceza maddeleri, kısa işe başlama süresi, alışılmadık teknik şartlar.
• Açık sorular. İdareye sorulması düşünülebilecek noktalar.

Özetler ortak bir klasörde ihale kayıt numarasıyla saklanır. Aynı idarenin bir sonraki ihalesinde çalışan önceki özetlere bakarak benzer maddeleri hemen işaretler.

Teklif dosyası hazırlığı#

Teklif dosyasının önemli bir kısmı her ihalede tekrar eden belgelerden oluşuyor. Çalışan bunları derler ve taslak halinde hazırlar:

• Standart formlara uygun teklif mektubu taslağı.
• Birim fiyat teklif cetveli için kalem listesi, miktarlar sizin teklif fiyatınızı girmeniz için boş bırakılır.
• Yeterlik belgeleri listesi ve dosya klasörü.
• İş deneyim belgesi ve benzer iş tanımına ilişkin not.

Fiyatlandırma, teminat mektubu ve teklifin EKAP üzerinden e-imza ile gönderilmesi tamamen yetkili kişinin elinde kalır. Çalışan hazırlar, siz kontrol eder, imzalar ve gönderirsiniz.

Zeyilname, son tarih ve sonuç takibi#

Teklif hazırlanırken idare zeyilname yayımlayabilir, açıklama yapabilir. Bunlardan birini kaçırmak teklifi geçersiz kılabilir. Çalışan takip listesindeki ihaleleri her gün kontrol eder, değişiklik varsa size bildirir ve son tarihlere göre hatırlatma gönderir. İhale sonuçlandığında sonuç bilgisini tabloya işler, böylece hangi idarelerde ve hangi fiyat aralığında rekabetin yoğun olduğunu zamanla görmeye başlarsınız.

Ekip olarak çalışmak#

İhale hacminiz büyükse işi bölebilirsiniz. Bir çalışan sadece ilan tarar, ikincisi şartnameleri özetler, üçüncüsü belge klasörünü ve son tarihleri takip eder. Bir ekip içinde ekibin bilgisayarında sırayla çalışırlar, aynı anda çalışmaları için bir ekip daha gerekir. Rollerin nasıl bölüneceğini işletmeler için yapay zeka ekibi yazımızda anlattık. Muhasebe tarafındaki benzer süreçler için e-Fatura ve e-Arşiv kontrolü yazısına bakabilirsiniz.

Nereden başlamalı?#

1. 1İlgilendiğiniz iş kalemlerini, illeri ve son tarih kuralınızı tek bir sayfaya yazın.
2. 2Çalışan kataloğundan ihale analisti rolünü seçin.
3. 3Firma belgelerinizi düzenli bir klasörde toplayın.
4. 4İlk hafta yalnızca tarama ve özet isteyin, ardından kontrol listesine geçin.

Ücretli planlarda her ekibin kendi Windows ortamı olur, SUPER II planında ekip başına aylık 24 000 ₽ (≈ $255). Ayrıntılar fiyatlar sayfasında, ihale ve satış süreçleri için hazır kurgular çözümler sayfasında.