Lieferantensuche mit KI-Team: von der Recherche zum Angebot

Die Lieferantensuche ist selten schwierig, aber fast immer zeitaufwendig. Plattformen durchsuchen, Hersteller von Händlern unterscheiden, Firmendaten prüfen, Anfragen schreiben, nachfassen und am Ende Angebote vergleichen, die alle anders aufgebaut sind. Ein KI-Team übernimmt diese Fleißarbeit. Die Auswahl, die Verhandlung und die Bestellung bleiben bei Ihnen. So läuft das in der Praxis ab.

Warum die Lieferantensuche so viel Zeit kostet#

Ob Verpackung, Zukaufteile oder Handelsware: Der Ablauf ist meist gleich.

• mehrere Plattformen und Verzeichnisse mit eigenen Suchmasken;
• Hersteller, Großhändler und Vermittler auseinanderhalten;
• prüfen, ob es das Unternehmen wirklich gibt;
• dutzende Anfragen schreiben und Nachzügler erinnern;
• Angebote mit unterschiedlichen Einheiten, Lieferbedingungen und Zahlungszielen vergleichbar machen.

Im Mittelstand erledigt das oft eine Person neben dem Tagesgeschäft. Die Folge: kurze Listen und Entscheidungen nach dem Motto «wer zuerst antwortet».

So arbeitet ein KI-Team im Einkauf#

Jedes bezahlte KI-Team von Super Intellect hat eine eigene Windows-Umgebung mit Browser, Excel und E-Mail. Ein Mitarbeiter öffnet Plattformen wie ein Einkäufer, nutzt die Suchfilter, lädt Kataloge und Datenblätter herunter und trägt Ergebnisse in Tabellen ein. Es gibt keine Schnittstelle zu den Plattformen, er arbeitet einfach in der Oberfläche.

Für ein Beschaffungsprojekt teilen sich meist drei Rollen die Arbeit:

Diese Rollen finden Sie im Katalog der KI-Mitarbeiter, fertige Teamzusammenstellungen unter Lösungen. Über Bildschirmfotos, die sich alle paar Sekunden aktualisieren, und ein Aktionsprotokoll sehen Sie jederzeit, was der Mitarbeiter gerade tut.

Schritt 1: Anforderungen festhalten#

Geben Sie dem Team, was Sie auch einem neuen Einkäufer geben würden:

• Produkt, Spezifikation, Zeichnungen oder Musterfotos;
• Menge pro Bestellung und pro Jahr;
• Zielpreisspanne, falls vorhanden;
• erforderliche Zertifikate und Normen, etwa CE-Kennzeichnung oder ISO 9001;
• bevorzugte Regionen, zum Beispiel DACH oder EU;
• Ausschlusskriterien: keine reinen Händler, keine zu hohen Mindestmengen.

Schritt 2: Longlist aus mehreren Quellen#

Der Rechercheur arbeitet die passenden Quellen ab:

• wer liefert was für Hersteller und Großhändler im deutschsprachigen Raum, gefiltert nach Produkt, Region und Unternehmensart;
• Europages für europäische Anbieter mit Länderfilter;
• Kompass für Firmendaten nach Branche und Region;
• Messen: Ausstellerverzeichnisse von Fachmessen sind oft aktueller als jede Plattform;
• Alibaba für Hersteller in Asien, mit Blick auf Verifizierung, Jahre auf der Plattform und den Unterschied zwischen Fabrik und Handelsfirma.

Schritt 3: Firmen prüfen#

Ein schönes Profil beweist nichts. Der Einkaufsmitarbeiter macht die Vorprüfung, die auch ein sorgfältiger Einkäufer macht:

• Handelsregister und Unternehmensregister: Gibt es die Firma, stimmen Rechtsform, Sitz und Geschäftsführung mit den Angaben auf der Website überein?
• Impressum und Website: Passen Name, Adresse und Registernummer zusammen?
• Ausländische Anbieter: Abgleich der Angaben zur Geschäftslizenz mit Website und E-Mail-Domain, Hinweise auf Unstimmigkeiten.
• Ruf: Bewertungen, öffentliche Beschwerden, Messeteilnahmen.

Zu jedem Lieferanten gibt es eine kurze Notiz mit Ampel und Begründung.

Schritt 4: Anfragen per E-Mail#

Hier stockt die Lieferantensuche meist, denn dreißig sorgfältige Anfragen kosten einen ganzen Tag. Der KI-Mitarbeiter entwirft für jeden Lieferanten eine eigene Anfrage mit Bezug auf dessen Profil und fragt konkret ab: Stückpreis nach Mengenstaffel, Mindestmenge, Lieferzeit, Lieferbedingung nach Incoterms, Zahlungsziel, Muster und Werkzeugkosten.

Sie prüfen die Entwürfe, ändern oder geben frei. Erst dann sendet der Mitarbeiter aus dem Postfach, das Sie ihm zugewiesen haben, fasst einmal höflich nach und trägt jede Antwort in die Tabelle ein.

Schritt 5: Angebote vergleichen#

Angebote kommen als PDF, Excel oder im E-Mail-Text. Der Mitarbeiter überträgt alles in einen einheitlichen Angebotsvergleich:

Bei Ware aus Drittländern ergänzt der Logistikmitarbeiter Fracht, Versicherung, Zoll und Einfuhrumsatzsteuer nach den Annahmen, die Sie bestätigen. So vergleichen Sie Einstandspreise statt nur Fabrikpreise. Die Zolltarifnummer sollte Ihr Spediteur oder Zollberater bestätigen.

Was bei Ihnen bleibt#

• Auswahl des Lieferanten und Verhandlung der Konditionen;
• Bestellungen, Anzahlungen und Zahlungen;
• Verträge und Rahmenvereinbarungen, die der Mitarbeiter auf Wunsch nach Ihrer Vorlage entwirft;
• Audits, Werksbesuche und die Beziehung zum Lieferanten.

Kosten#

Sie zahlen pro KI-Team und Monat. Im Tarif SUPER II kostet ein Team mit eigener Windows-Umgebung 24 000 ₽ (≈ 255 $) im Monat, im Tarif Mehrere Teams sinkt der Preis pro Team. Alle Details stehen auf der Preisseite.

So fangen Sie an#

1. 1Wählen Sie ein Produkt, das Sie in diesem Quartal neu beschaffen oder absichern wollen.
2. 2Registrieren Sie sich kostenlos und geben Sie dem Einkaufsmitarbeiter die Anforderungen aus Schritt 1.
3. 3Prüfen Sie die Longlist, geben Sie die ersten Anfragen frei und lassen Sie das Team den Vergleich erstellen.

Wie mehrere Rollen gemeinsam eine Aufgabe erledigen, lesen Sie im Beitrag KI-Team für Unternehmen.