KI-Mitarbeiter für den Mittelstand: Routine im Büro abgeben

KI-Mitarbeiter für den Mittelstand sind eine Antwort auf ein Problem, das viele Betriebe kennen: Die Arbeit im Büro wird nicht weniger, aber die Stellen bleiben unbesetzt. Ein KI-Mitarbeiter übernimmt wiederkehrende Aufgaben am Computer, damit Ihr Team sich um Kunden, Aufträge und Entscheidungen kümmern kann. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Aufgaben sich eignen, wie Sie die Einführung angehen und worauf Sie bei Kontrolle und Zugängen achten sollten.

Fachkräftemangel im Büro: wo es heute klemmt#

In vielen mittelständischen Unternehmen sind es nicht die großen Projekte, die liegen bleiben, sondern die vielen kleinen Dinge. Belege für den Steuerberater, Angebote, die nachgefasst werden müssten, Bewerbungen, die auf Antwort warten, Daten, die von einer Tabelle in die nächste wandern. Wenn eine Bürokraft in Rente geht oder die Stelle seit Monaten offen ist, verteilt sich diese Arbeit auf alle anderen. Am Ende macht die Geschäftsführung abends die Ablage.

Hier setzt ein KI-Mitarbeiter an. Er ersetzt keine erfahrene Fachkraft mit Branchenwissen und Kundenbeziehungen. Er nimmt ihr aber die Arbeit ab, für die sie eigentlich zu teuer ist.

Was ist ein KI-Mitarbeiter und was unterscheidet ihn vom Chatbot?#

Ein Chatbot beantwortet Fragen im Chatfenster. Ein KI-Mitarbeiter erledigt Aufgaben. Er arbeitet in einer eigenen Windows-Umgebung auf den Servern der Plattform, öffnet Browser und Programme, meldet sich in Portalen an, füllt Formulare aus und legt Dateien ab. Gedacht wird mit dem Modell SUPER II.

Sie geben die Aufgabe so, wie Sie sie einer neuen Kollegin erklären würden. Der KI-Mitarbeiter plant die Schritte, erledigt sie und meldet das Ergebnis. Was er tut, sehen Sie im Kundenbereich: Bildschirmfotos aktualisieren sich alle paar Sekunden, dazu gibt es ein Protokoll aller Aktionen. Wie das technisch funktioniert, erklärt der Beitrag KI-Agent am Computer.

Welche Aufgaben ein KI-Mitarbeiter im Mittelstand übernimmt#

Alle verfügbaren Rollen finden Sie im Katalog der KI-Mitarbeiter. Fertige Rollenpakete für ganze Abteilungen gibt es unter Lösungen. Zu einzelnen Bereichen haben wir eigene Beiträge: KI Agent Buchhaltung und Ausschreibungen finden mit KI.

So führen Sie KI-Mitarbeiter im Mittelstand ein#

Die Einführung ähnelt der Einarbeitung eines neuen Menschen. Wer gleich "die ganze Verwaltung" übergeben will, verliert den Überblick. Besser ist ein schrittweises Vorgehen.

Schritt 1: Eine Aufgabe auswählen#

Wählen Sie eine Aufgabe, die häufig vorkommt, klar beschrieben werden kann und deren Ergebnis sich schnell prüfen lässt. Notieren Sie, wie viel Zeit sie heute kostet. Ohne diesen Ausgangswert können Sie später nichts vergleichen.

Schritt 2: Aufgabe beschreiben#

Schreiben Sie auf, was das Ziel ist, woher die Daten kommen, welche Regeln gelten und wie das Ergebnis aussehen soll. Zwei Beispiele für gute Ergebnisse helfen mehr als jede lange Erklärung.

Schritt 3: Zugänge einrichten#

Legen Sie eigene Benutzerkonten für den KI-Mitarbeiter an. Geben Sie nur die Zugänge, die für diese Aufgabe nötig sind. Prüfen Sie die Anforderungen an personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen und sprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Schritt 4: Begleiten und nachschärfen#

Schauen Sie in den ersten Tagen regelmäßig auf die Bildschirmfotos und das Protokoll. Jede Korrektur formulieren Sie als Regel. So lernt der KI-Mitarbeiter Ihre Arbeitsweise.

Schritt 5: Ausbauen#

Läuft die erste Aufgabe stabil, kommt die nächste dazu. Mehrere KI-Mitarbeiter mit unterschiedlichen Rollen bilden ein kleines Team. Wie das funktioniert, lesen Sie im Beitrag KI-Team für Unternehmen.

Kontrolle und Betriebsrat#

Der KI-Mitarbeiter arbeitet selbstständig und fragt nur bei Geld und Unumkehrbarem: Zahlungen und Ausgaben, Nachrichten an Unbekannte, Veröffentlichungen in Ihrem Namen und Löschungen. Alles außer Zahlungen lässt sich mit «Nicht mehr fragen» abschalten. Captchas umgeht der KI-Mitarbeiter nicht, Codes für die Zwei-Faktor-Anmeldung gehen an eine verantwortliche Person. Elektronische Signaturen und Überweisungen bleiben immer beim Menschen.

Wenn Ihr Unternehmen einen Betriebsrat hat, beziehen Sie ihn früh ein. Erklären Sie, welche Aufgaben die KI übernimmt, und dass es um Entlastung geht, nicht um die Überwachung von Beschäftigten. Wo der KI-Mitarbeiter direkt mit Kunden kommuniziert, sollten Sie offen machen, dass eine KI im Spiel ist.

Was kostet ein KI-Mitarbeiter?#

Zum Kennenlernen gibt es den kostenlosen Tarif Start: ein KI-Mitarbeiter im Chat, ohne eigene Windows-Umgebung. Im Tarif SUPER II arbeitet ein KI-Team mit Mitarbeitern verschiedener Rollen in seiner eigenen Umgebung für 24 000 ₽ (≈ 255 $) im Monat. Ab 5 Teams wird es im Tarif Mehrere Teams günstiger pro Team. Alle Konditionen finden Sie unter Preise.

Für die Wirtschaftlichkeit zählt eine einfache Frage: Wie viele Stunden Routine übernimmt der KI-Mitarbeiter im Monat, und was kosten diese Stunden heute? Geben Sie ihm deshalb einen ganzen Aufgabenbereich, keine Einzelaufgabe für fünf Minuten.

Was ein KI-Mitarbeiter nicht kann#

• Kundengespräche führen und Vertrauen aufbauen
• Verbindliche Entscheidungen mit rechtlichen oder steuerlichen Folgen treffen
• Unklare Prozesse ordnen, die im Team jeder anders erledigt
• Spontane Fünf-Minuten-Aufgaben übernehmen, deren Erklärung länger dauert als die Erledigung

So starten Sie#

1. 1Schreiben Sie eine Woche lang auf, welche Aufgaben im Büro immer gleich ablaufen.
2. 2Wählen Sie die nervigste davon.
3. 3Registrieren Sie sich kostenlos, ohne Kreditkarte, in etwa fünf Minuten.
4. 4Wählen Sie eine Rolle im Katalog und beschreiben Sie die Aufgabe in Ihren eigenen Worten.

Nach zwei Wochen wissen Sie, ob sich der KI-Mitarbeiter in Ihrem Betrieb lohnt und welche Aufgabe als Nächstes kommt.